معیارها و ارزیابی کارایی کارمند دولتی در دفتر خانگی: چگونه یک کارمند دولتی را که در دیدگاه نیست ارزیابی کنیم

وقتی یک کارمند دولتی در اتاقی با درب بسته و تابلویی نشسته، مدیر می‌تواند وارد شود، ببیند چه کاری انجام می‌دهد، گوش کند که با چه کسی صحبت می‌کند و ببیند چقدر کار دارد. اما وقتی یک مقام دولتی به کار از راه دور می‌پردازد، این کنترل از بین می‌رود. سوال اصلی این است: چگونه بفهمیم که او کار می‌کند یا فقط در ارتباط است؟ چگونه کیفیت کار او را ارزیابی کنیم اگر او را فیزیکی نمی‌بینیم؟ دفتر خانگی یک مقام دولتی نه فقط راحتی است، بلکه یک چالش برای سیستم مدیریت است که نیاز به رویکردهای جدیدی برای ارزیابی کار دارد.

چرا روش‌های سنتی کار نمی‌کنند

در خدمات دولتی، مدت‌ها از اصل «حضور» استفاده می‌شد. تا زمانی که کارمند در مکان باشد، او کار می‌کند. این رویکرد در دفتر خانگی کار نمی‌کند. نمی‌توان یک مقام دولتی را بر اساس اینکه چقدر آنلاین است، چقدر سریع به پیام‌رسان‌ها پاسخ می‌دهد یا چقدر مدت موس را روی صفحه فعال نگه می‌دارد، ارزیابی کرد. این شاخص‌ها فعالیت را ثبت می‌کنند، نه نتیجه. علاوه بر این، آنها تصور کار را القاء می‌کنند: کارمند ممکن است روی صفحه کلیک کند، اما وظایف را حل نکند.

ریسک دوم، انحراف به سمت شاخص‌های رسمی است. به عنوان مثال، تعداد اسناد منتشر شده یا درخواست‌های پردازش شده ممکن است به راحتی افزایش یابد، اما این ممکن است به قیمت کیفیت باشد. در دفتر کار، مدیر می‌توانست کیفیت را بر اساس محتوای اسناد ارزیابی کند، اما در دفتر خانگی فقط می‌تواند بر اساس اعداد خشک که به راحتی قابل افزایش هستند، ارزیابی کند.

چالش سوم، تاریکی مسئولیت است. در دفتر خانگی، پیگیری اینکه چه کسی در چه مرحله‌ای تأخیر می‌کند یا اشتباه می‌کند، دشوار است. وقتی تیم از هم جدا شده است، جدا کردن نتایج شخصی از نتایج جمعی دشوار است.

معیارهای کلیدی کارایی مقام دولتی در دفتر خانگی

برای ارزیابی کارایی در دفتر خانگی، باید از کنترل حضور به کنترل نتیجه过渡 کرد. چندین معیار اصلی وجود دارد.

اولین معیار، زمان‌بندی انجام وظایف است. مهم است که نه تنها واقعیت انجام وظایف، بلکه رعایت زمان‌بندی‌ها نیز رعایت شود. مقام دولتی باید گزارش‌دهی کند، اسناد را آماده کند، به درخواست‌ها پاسخ دهد، اما در اینجا باید توجه داشت که اگر به یک کارمند تعداد زیادی وظیفه داده شود، ممکن است زمان‌بندی‌ها به دلیل دلیل غیرقابل کنترل او شکسته شوند.

دومین معیار، کیفیت کار است. این کیفیت از طریق عدم وجود اشتباهات، دقت اسناد و کامل بودن اطلاعات ارزیابی می‌شود. در دفتر خانگی این بسیار مهم است، زیرا مدیر نمی‌تواند پیش‌نویس‌ها را ببیند و فقط نتیجه نهایی را دریافت می‌کند. بنابراین، مهم است که سیستم کنترل میانی را پیاده‌سازی کنیم: به عنوان مثال، پروژه‌ها را یک روز قبل از مهلت ارسال به بررسی بفرستیم.

سومین معیار، کارایی است. تعداد وظایفی که در واحد زمان انجام می‌شود، تعداد درخواست‌هایی که پردازش می‌شود، تعداد سوالاتی که حل می‌شود. اما در اینجا باید احتیاط کرد: کارایی نباید فقط بر اساس حجم اندازه‌گیری شود، بلکه باید به دقت وظایف نیز توجه شود. یک وظیفه پیچیده ممکن است ارزش 20 وظیفه ساده داشته باشد.

چهارمین معیار، کارایی ارتباطی است. چگونه مقام دولتی به سوالات شهروندان و همکاران پاسخ می‌دهد و چقدر سریع و دقیق است. در دفتر خانگی، ارتباط دیجیتالی می‌شود: نامه‌ها، چت‌ها، تماس‌های ویدئویی. کیفیت ارتباط می‌تواند از طریق سرعت پاسخ، وضوح فرمولاسیون و کامل بودن اطلاعات ارزیابی شود.

پنجمین معیار، ابتکار عمل است. مقام دولتی نه تنها وظایف را انجام می‌دهد، بلکه پیشنهادات بهبود را ارائه می‌دهد، راه‌حل‌های غیراستاندارد پیدا می‌کند، برای وظایفی که در وظایف مستقیم او نیستند، اقدام می‌کند. این معیار در محیط از راه دور بسیار ارزشمند است، جایی که فعالیت‌های پیشرویی عامل مهمی از مشارکت است.

ابزارهای ارزیابی: از تایم‌ترکینگ تا KPI

ساده‌ترین ابزار، تایم‌ترکینگ است، حساب زمانی که برای وظایف صرف می‌شود. اما، مانند آنچه قبلاً گفته شد، این ابزار بیشتر یک ابزار کمکی است که کیفیت را منعکس نمی‌کند. بهتر است آن را با روش‌های دیگر ترکیب کنیم.

دومین ابزار، سیستم‌های الکترونیکی مدیریت وظایف است. در این سیستم‌ها، مشخص می‌شود که چه کسی چه کاری انجام داده است. می‌توان تعداد وظایفی که در حال انجام هستند، تعداد دفعاتی که وظیفه به بازبینی بازگردانده شده است و تعداد مراحل هماهنگی را پیگیری کرد. این به تصویر عینی از بار کاری و کارایی می‌کشد.

سومین ابزار، سیستم معیارهای متوازن (KPI) است. برای هر کارمند معیارهای خاصی توسعه می‌یابد که به ویژگی‌های خاص کار او توجه دارد. به عنوان مثال، برای کارمندی که با درخواست‌های شهروندان کار می‌کند، ممکن است معیارهای کلیدی شامل زمان پاسخ، درصد درخواست‌های حل شده و ارزیابی کیفیت از نظرسنجی‌ها باشد.

چهارمین ابزار، بازخورد منظم از همکاران و شهروندان است. نظرسنجی‌ها، پرسشنامه‌ها، تحلیل درخواست‌ها. این منبع داده‌های موضوعی اما مهمی است.

پنجمین ابزار، بررسی‌های دوره‌ای کیفیت است. مدیر می‌تواند به صورت انتخابی اسناد تهیه شده توسط کارمندان از راه دور را بررسی کند و آنها را با استانداردها مقایسه کند.

مشکلات ارزیابی و راه‌حل‌های آن

مشکل اصلی اعتماد است. وقتی یک مقام دولتی در دیدگاه نیست، مدیر ممکن است تمایل به افزایش کنترل داشته باشد. اما کنترل بیش از حد انگیزه را از بین می‌برد و محیط ناامن ایجاد می‌کند. بنابراین، مهم است که سیستم ارزیابی شفاف و قابل پیش‌بینی باشد.

دومین مشکل، نابرابری بار کاری است. در برخی روزها، کارمند ممکن است بسیار بارگذاری شده باشد، در برخی روزها آزاد باشد. مهم است که کارایی را نه بر اساس یک روز، بلکه بر اساس دوره‌ای مانند ماه یا فصل ارزیابی کرد.

سومین مشکل، فقدان استانداردهای واضح است. بسیاری از وظایف مقام دولتی به خوبی فرمولار نشده‌اند و ارزیابی کیفیت آنها دشوار است. باید معیارهای واضحی برای اینکه چه چیزی به عنوان «نتیجه خوب» محسوب می‌شود، توسعه داد.

چهارمین مشکل، ناراحتی روانی است. ارزیابی کارایی در دفتر خانگی ممکن است به عنوان یک تجاوز به فضای شخصی توسط کارمندان احساس شود. بنابراین، مهم است که اهداف و مکانیسم‌های ارزیابی را توضیح داد تا کارمندان ببینند که این ارزیابی نه کنترل، بلکه کمک است.

نقش مدیر: از نظارگر به مربی

در دفتر خانگی، نقش مدیر تغییر می‌کند. به جای کنترل فیزیکی، او باید به عنوان مربی و هماهنگ‌کننده عمل کند. وظیفه او نه نظارت، بلکه کمک به کارمند برای کار مؤثرتر است. این به معنای جلسات منظم، بحث در مورد وظایف، آموزش، بررسی اشتباهات است.

مهم است که فرهنگ بازخورد را ایجاد کرد، جایی که کارمند از ترس از گزارش مشکلات، بتواند آنها را گزارش دهد. اگر او در تأخیر باشد، باید بتواند این موضوع را به موقع گزارش دهد، نه اینکه سعی کند به آن به صورت ناخودآگاه بپردازد.

مدیر همچنین باید نمونه‌ای از شفافیت باشد: معیارهای خود را نشان دهد، کارایی خود را بحث کند، به صراحت درباره مشکلات صحبت کند.

نتیجه‌گیری: کارایی نه ساعت‌ها، بلکه ارزش است

کارایی یک مقام دولتی در دفتر خانگی با تعداد ساعت‌هایی که در مقابل کامپیوتر نشسته، اندازه‌گیری نمی‌شود، بلکه با ارزشی که برای جامعه و دولت ایجاد می‌کند، اندازه‌گیری می‌شود. این نیاز به تفکر جدیدی از سیستم مدیریت دارد: انتقال از کنترل به اعتماد، از شاخص‌های رسمی به نتایج واقعی، از تنبیه به توسعه. دفتر خانگی کارایی را کاهش نمی‌دهد اگر سیستم ارزیابی را تغییر دهیم. برعکس، می‌تواند آن را افزایش دهد، اگر به مقام دولتی آزادی و مسئولیت بیشتری بدهیم.

Permanent link to this publication: